A primeira viagem corporativa de um funcionário é um momento que revela muito sobre a maturidade dos processos da empresa. Quando bem conduzida, ela transmite confiança, demonstra organização e cria uma experiência positiva que o colaborador vai associar à cultura da empresa. Quando caótica — com dúvidas de última hora, aprovações atrasadas, comprovantes perdidos e processo de reembolso obscuro — ela gera estresse, gasto desnecessário e uma impressão duradoura de que “a empresa não tem processo”. Este checklist cobre as três fases da primeira viagem corporativa.

Antes de qualquer reserva: o que preparar

Documentação pessoal

Para viagens domésticas, o colaborador precisa de um documento de identidade válido — RG, CNH ou passaporte. Muitas companhias aéreas só aceitam documentos com foto. Verifique a validade antes da reserva: um RG vencido pode impedir o embarque.

Para viagens internacionais, o passaporte precisa ter validade mínima de 6 meses além da data de retorno. Além disso, verifique se o destino exige visto de entrada para cidadãos brasileiros — e quanto tempo leva para obtê-lo. Alguns vistos levam 4 a 6 semanas para serem emitidos.

Cadastro na plataforma e dados bancários

O colaborador precisa estar cadastrado na plataforma de gestão de viagens com seu perfil completo: dados pessoais, preferências de assento, documentos e número de programas de fidelidade (se aplicável). Além disso, os dados bancários para reembolso devem estar atualizados — banco, agência, conta e CPF — para evitar atrasos no pagamento após a viagem.

Entendimento da política de viagens

Antes da primeira viagem, o colaborador deve ter lido e compreendido os pontos essenciais da política: limites de hotel e refeição por cidade, classe de viagem permitida, antecedência mínima para solicitação e processo de prestação de contas. Se houver dúvidas, o canal de suporte deve ser consultado antes da reserva — não depois.

Solicitação formal da viagem

A viagem deve ser solicitada com antecedência suficiente para passar pelo fluxo de aprovação antes da emissão. Para viagens nacionais, a recomendação é solicitar com pelo menos 5 dias úteis de antecedência. Para viagens internacionais, 15 dias. A solicitação deve incluir: destino, datas, objetivo da viagem e estimativa de custos.

Seguro viagem

Para viagens internacionais, o seguro viagem é indispensável — o plano de saúde brasileiro não tem cobertura fora do país. Para viagens domésticas longas ou a locais remotos, verifique se a cobertura do plano de saúde se estende à cidade de destino. Se não, um seguro de viagem doméstico é recomendável.

No período entre aprovação e embarque: o que confirmar

Confirmações de reserva

Após a aprovação e emissão, o colaborador deve receber e confirmar:

  • E-ticket da passagem com código de reserva
  • Confirmação de hospedagem com endereço e horário de check-in
  • Confirmação de aluguel de veículo ou transporte, se aplicável

Salve todos esses documentos num local de fácil acesso no celular — um app de notas, o Google Drive ou a própria plataforma de viagens. Confiar apenas nos e-mails é um risco: caixas de entrada podem ser inacessíveis sem conexão.

Informações do destino

O colaborador deve ter em mãos:

  • Endereço completo do local de reunião com CEP e referência
  • Nome e telefone do contato que vai receber a visita
  • Instruções de acesso (portaria, andar, ramal, estacionamento)
  • Estimativa de tempo de deslocamento do hotel até o local da reunião nos horários previstos

Limite disponível no cartão corporativo (se aplicável)

Se a empresa usa cartão corporativo, confirme com o financeiro que o limite está disponível para os gastos estimados da viagem. Uma viagem com cartão bloqueado por limite esgotado é um problema evitável que gera estresse desnecessário.

Check-in online

Para a maioria das companhias aéreas, o check-in online abre 24 horas antes do voo. Fazer o check-in antecipado garante o assento preferido, elimina fila no aeroporto e reduz o risco de perda do voo em caso de atraso no deslocamento até o aeroporto.

Durante a viagem: hábitos que fazem diferença

Guarde comprovantes de todas as despesas

Sem comprovante, não há reembolso — essa é a regra mais simples e mais esquecida. Para cada despesa durante a viagem, o colaborador deve guardar:

  • Nota fiscal eletrônica ou recibo com CNPJ do fornecedor
  • Comprovante de pagamento (cartão ou dinheiro)
  • Para transporte por aplicativo: print do recibo com origem, destino, horário e valor

A dica prática: fotografe cada comprovante imediatamente após a despesa. Não deixe para organizar tudo no final da viagem — papéis se perdem, memórias falham.

Registre gastos em tempo real

Anote cada despesa com valor e categoria no momento em que acontece — num app de notas, numa planilha simples ou na própria plataforma de viagens se ela tiver esse recurso. Tentar reconstruir os gastos de uma viagem de 3 dias depois do retorno é improvável de funcionar com precisão.

Respeite os limites mesmo em situações de pressão

A situação mais comum de descumprimento de política não intencional acontece quando o colaborador está cansado, sob pressão de tempo ou com outras preocupações. Nesse momento, a tentação de pegar o taxi mais caro ou o restaurante mais fácil (acima do limite) é grande. A regra prática: quando estiver em dúvida, escolha o mais conservador e solicite aprovação de exceção se necessário — não o contrário.

Após o retorno: o processo de fechamento

Prestação de contas no prazo

A política deve definir claramente o prazo para a prestação de contas após o retorno — normalmente entre 3 e 7 dias úteis. O colaborador deve enviar todos os comprovantes organizados por categoria, com o relatório de despesas preenchido conforme o modelo da empresa.

Relatório de resultado da viagem

Para viagens com objetivos comerciais ou estratégicos, um breve resumo dos resultados — reuniões realizadas, oportunidades identificadas, próximos passos — ajuda a construir o histórico de ROI das viagens corporativas. Isso é especialmente importante para justificar o orçamento de viagens para a diretoria.

Feedback sobre a experiência

O gestor deve perguntar ao colaborador como foi a viagem — não só o resultado, mas o processo. Dificuldades com aprovação, dúvidas sobre a política, problemas com fornecedores. Essas informações são valiosas para melhorar o processo para as próximas viagens.

Como a getFly simplifica a primeira viagem

Com a getFly, o colaborador faz toda a jornada da primeira viagem corporativa dentro de uma única plataforma: solicita, acompanha a aprovação, visualiza opções dentro da política, emite passagem e hospedagem, e registra os gastos. A política de viagens está integrada ao fluxo — o sistema já mostra o que está dentro ou fora das regras, eliminando a necessidade de consultar o documento separado.

Para o gestor, a plataforma oferece visibilidade em tempo real: quem está viajando, qual é o status de cada aprovação e quais são os gastos consolidados. A primeira viagem deixa de ser um evento de ansiedade para se tornar um processo previsível.

Conclusão

Uma boa primeira viagem corporativa começa muito antes do check-in e termina depois da prestação de contas fechada. Com preparação, processos claros e tecnologia adequada, ela se torna uma experiência que reforça a confiança do colaborador na empresa — e da empresa no colaborador. Use este checklist como ponto de partida e adapte para a realidade da sua organização. E se quiser simplificar todo esse processo com tecnologia, fale com a getFly.