Introdução

A realidade da malha aérea brasileira aponta que as tarifas corporativas continuarão elevadas por um longo período. As companhias aéreas enfrentam custos de financiamento que dobraram, além de lidarem com o querosene de aviação mais caro do mundo, repassando essa conta diretamente ao comprador final. Para o gestor financeiro, a mensagem é clara: a tarifa alta veio para ficar e a única economia viável está no controle de custos interno.

Empresas que ainda esperam por uma queda natural nos preços das passagens para equilibrar o orçamento de viagens estão adotando uma postura de alto risco financeiro. Esperar passagens mais baratas, neste cenário, é uma estratégia que está esvaziando o caixa de muitas PMEs de forma silenciosa. A única proteção mensurável para o caixa é blindar o processo de emissão através de validação automática e aplicação rigorosa de políticas antes que o gasto aconteça.

O que empresas precisam entender sobre passagens aéreas

É fundamental compreender que o preço da passagem no balcão não é um fator que a sua empresa possa controlar, mas o desperdício invisível sob sua gestão, sim. Manter regras de viagem em arquivos PDF estáticos ou planilhas manuais é o equivalente a trancar o extintor de incêndio dentro de um cofre: no momento da necessidade, a ferramenta não está acessível para conter o prejuízo.

Gerenciar viagens corporativas sem um motor de política integrado é como entregar o cartão físico da empresa com a senha anotada atrás. As aéreas repassam custos operacionais bilionários e, se a sua equipe ainda compra sem governança, a empresa acaba absorvendo ineficiências que poderiam ser evitadas com processos digitais. Entender que a economia real nasce da disciplina interna, e não da flutuação do mercado, é o primeiro passo para a maturidade financeira.

Por que isso importa no ambiente B2B?

No ambiente B2B, a previsibilidade de caixa é vital. No entanto, muitos diretores e CFOs ainda se deparam com a frustração recorrente de descobrir que uma passagem dobrou de preço apenas no fechamento do mês. O impacto do combustível de aviação e do endividamento das aéreas drena o orçamento corporativo de forma agressiva. Segundo dados do setor, o custo do combustível de aviação nos Estados Unidos chega a ser 40% mais barato do que no Brasil, mesmo sem a incidência de ICMS, o que pressiona as tarifas nacionais.

Além disso, o custo de financiamento das aeronaves em dólar dobrou para as companhias aéreas no pós-pandemia, passando de 6% para 12% ao ano com exigência de garantias. Como as aéreas operaram sem gerar caixa de forma recorrente por um período de 3 anos e meio, o repasse desses custos para o bilhete corporativo é inevitável. Sem uma governança em reais para enfrentar custos que nascem em dólar, o orçamento anual de viagens evapora por falta de validação antes do clique de compra.

Como aplicar na prática

1. Substitua a reação pelo controle preventivo

O modelo tradicional de aprovar reembolsos de tarifas inflacionadas após o voo realizado é um convite ao estouro do orçamento. A aplicação prática da governança exige passar da reação tardia para a automação. Isso significa controlar cada centavo ativamente, definindo alçadas rigorosas de aprovação no momento da cotação, impedindo que emissões fora da política sequer cheguem ao financeiro.

2. Elimine a cotação manual e o cansaço operacional

Muitas vezes, uma empresa aceita reembolsos caros simplesmente por cansaço operacional, já que o time de compras gasta horas cotando voos manualmente no navegador. Ao centralizar a busca em um ambiente que já aplica as regras de compliance, você elimina o erro humano e garante que a melhor tarifa disponível dentro da política seja escolhida em segundos, protegendo a margem operacional da PME.

3. Implemente alçadas de aprovação em tempo real

Em vez de permitir que executivos comprem passagens premium de última hora sem consulta prévia, a prática recomendada é o uso de inteligência que valide o teto tarifário antes do bilhete ser gerado. Se o mercado aéreo encareceu e as condições estruturais são adversas, o motor de aprovação interna precisa ser implacável para garantir que cada viagem tenha uma justificativa de negócio clara e um custo aprovado previamente.

Erros comuns nas empresas

Acreditar que o preço da tarifa é o único vilão

Muitos gestores afirmam que não há o que fazer sobre os custos de viagem se as aéreas não baixam os preços. Este é um erro de perspectiva. Embora você não dite o preço do combustível de mercado, você decide se o seu colaborador pode emitir uma tarifa de última hora sem justificativa real. O erro está em focar no preço externo e ignorar a falta de controle interno.

Depender exclusivamente de negociações de volume

Existe o mito de que, para economizar de verdade, é preciso ter grandes contratos de volume com as companhias. No entanto, médias empresas raramente possuem poder de barganha direto para baixar tarifas de balcão. A economia real e sustentável para PMEs vem de processos internos automatizados de compras e do cumprimento rigoroso da política de viagens estabelecida.

Manter processos analógicos em um mercado digital

Continuar utilizando planilhas e trocas de e-mails para gerir viagens enquanto o preço do querosene bate recordes é um erro estratégico grave. O processo manual é lento e permite que tarifas baratas expirem enquanto a aprovação não chega. A falta de uma trilha digital de auditoria impede que o CFO identifique onde o dinheiro está sendo desperdiçado antes que o prejuízo se torne definitivo.

Indicadores ou critérios de decisão

Para retomar o controle do orçamento de viagens, a gestão deve acompanhar indicadores claros que apontem a eficiência do gasto corporativo:

  • Taxa de adesão à política: Percentual de viagens emitidas dentro das regras estabelecidas.
  • Antecedência média de compra: Principal fator de redução de custo em tarifas dinâmicas.
  • Custo médio por trecho: Monitoramento da evolução dos gastos em rotas frequentes.
  • Volume de emissões fora da política: Identificação de gargalos de compliance por departamento.
  • Tempo médio de aprovação: Agilidade necessária para não perder tarifas promocionais.
  • Economia gerada por barreira de política: Valor que deixou de ser gasto por bloqueios preventivos.
  • Impacto do câmbio no orçamento: Correlação entre a alta do dólar e o custo das passagens nacionais.

Perguntas frequentes

Como evitar descobrir o custo real apenas no fechamento do mês?

A única forma de evitar surpresas no fechamento é implementar um sistema de controle que registre o custo real no momento da reserva. Quando a validação acontece antes da emissão, o financeiro tem visibilidade total do compromisso de caixa em tempo real, eliminando o susto com faturas inesperadas.

Quem deve ser o responsável por fiscalizar a política de viagens?

Embora o RH ou o administrativo possam operacionalizar, a governança deve ser uma diretriz do CFO ou CEO. No entanto, a fiscalização não deve ser manual; o ideal é que a própria plataforma de gestão atue como o fiscal, bloqueando ou sinalizando compras que desrespeitem os critérios definidos pela diretoria.

Com que frequência devemos revisar o teto tarifário?

Dado que o custo de financiamento das aéreas e o preço do combustível são voláteis, a revisão deve ser trimestral. Isso permite ajustar os limites de gastos à realidade do mercado, garantindo que a política de viagens seja realista o suficiente para ser cumprida, mas rigorosa o bastante para proteger o lucro.

Conclusão

Esperar que o mercado aéreo se torne mais amigável para o orçamento das empresas é uma estratégia passiva que custa caro. Os dados mostram que os custos estruturais das companhias aéreas, desde o querosene até o financiamento dolarizado, garantem que as passagens permanecerão em patamares elevados. A verdadeira economia não virá de uma queda nas tarifas, mas da capacidade da sua empresa em estancar desperdícios internos.

Proteger o caixa exige governança ativa e ferramentas que transformem a política de viagens em uma barreira automática contra gastos desnecessários. Quando a empresa assume o controle do processo de decisão, ela deixa de ser refém das oscilações do mercado aéreo e passa a gerir suas viagens como um ativo estratégico para o crescimento.

CTA

Se a sua empresa ainda sofre com a falta de previsibilidade nas despesas de viagem, é hora de mudar o jogo. A getFly oferece um Travel Decision OS que aplica sua política de viagem automaticamente antes da emissão, garantindo governança total e visibilidade do custo real em tempo real. Descubra o ralo de caixa silencioso das suas viagens e proteja seu orçamento hoje mesmo.